InvoiSmart è il software che si affianca al tuo Programma di Contabilità ed è progettato per semplificare la gestione delle Fatture di Acquisto.
Finalmente potrai avere il pieno controllo del Ciclo Passivo e gestire in modo efficace i Budget.
Automatizzando e velocizzando i processi di controllo delle spese, la tua azienda può funzionare in modo efficiente.
Le fatture di acquisto vengono instradate automaticamente attraverso un flusso di lavoro e di approvazione predefinito o personalizzato.
Una volta approvate
ed autorizzate, le fatture possono essere utilizzate per generare automaticamente i pagamenti ai fornitori.
Non devi sostituire il tuo programma di contabilità, sarà InvoiSmart ad affiancarsi a lui.
L’automatizzazione del processo di Contabilità Fornitori, noto anche come gestione delle fatture fornitori o controllo dei Costi Passivi, coinvolge tutto il flusso di elaborazione delle fatture, dalle verifiche ai pagamenti dovuti ai fornitori da parte di un’azienda.
L’automazione prevede l’uso di un Invoice Management Software indispensabile per semplificare e ottimizzare il flusso di lavoro associato alla gestione delle fatture.
InvoiSmart è concepito come uno strumento complementare, destinato a valorizzare e ottimizzare il tuo Programma, senza prenderne il posto ma integrandosi. L’obiettivo principale è quello potenziare il controllo.
L’amministrazione non avrà più la necessità di richiedere ai Responsabili di verificare che le fatture ricevute siano corrette. Gli stessi, anche solo con un Click, saranno in grado di approvarle.
Chi è preposto ad effettuare i pagamenti non avrà più bisogno di perdere tempo per capire e definire quali sono le fatture da pagare e nemmeno di preoccuparsi delle loro scadenze.
Con il naturale utilizzo di InvoiSmart le troverà già approvate dai Responsabili e Autorizzate al pagamento dal Direttore Finanziario.
Con InvoiSmart potrai ottenere informazioni finanziarie accurate per supportare la presa di decisioni strategiche.
Grazie alle Dashboard di Analisi presenti nel Software terrai sotto controllo tutti i costi aziendali e potrai confrontarli con i budget fissati e/o con periodi precedenti.
Con InvoiSmart avrai la possibilità di inserire e consultare tutti i documenti relativi al ciclo passivo, raggruppati in una unica piattaforma.
Con InvoiSmart avrai la possibilità di generare facilmente i flussi dei bonifici creando un file XML SEPA CBI (v. 04.00) generato dal sistema e che potrai poi importare nel tuo Internet banking.
Crea facilmente flussi di lavoro ad hoc che si adattano alle tue esigenze aziendali.
Definisci chi sono gli Approvatori preposti alla verifca delle Fatture e l’Autorizzatore al pagamento.
Le persone giuste, al momento giusto, riceveranno le notifiche per verificare ed approvare le fatture per poi autorizzare i Pagamenti.
Lavora in modo collaborativo.
Commenta, condividi o inoltra i documenti consentendo una comunicazione più rapida ed efficace tra tutti i membri del team.
InvoiSmart ti consente di archiviare e recuperare facilmente tutte le tue fatture e documenti collegati, in un unico posto sicuro e facilmente accessibile.
Ottieni una visione completa del Ciclo Passivo grazie ai Report dettagliati e alle Analisi in tempo reale.
All’inizio del processo, riveste un’importanza fondamentale procedere con la creazione dei Profili di Approvazione, assegnando responsabilità specifiche ad utenti autorizzati incaricati della verifica e approvazione delle Fatture di acquisto.
Questo passo implica anche l’individuazione di chi avrà l’autorità definitiva per approvare i Pagamenti, garantendo così una gestione efficiente e accurata delle transazioni finanziarie.
Strutturare le tue spese attraverso una suddivisione in Centri di Costo e specifiche Voci di Spesa, allo scopo di attribuire responsabilità chiare e precise ai vari Responsabili.
Inoltre, è consigliato l’istituzione di un Budget annuale per ciascun Centro di Costo, un passo strategico che consente di pianificare e controllare in modo più efficace le risorse finanziarie disponibili.
Questo approccio dettagliato alla gestione delle spese favorisce la trasparenza, l’efficienza e una migliore allocazione delle risorse all’interno dell’organizzazione.
Inserisci nel sistema tutte le fatture di acquisto e dei documenti correlati.
Questo procedimento riveste un ruolo fondamentale nell’ambito del controllo e del monitoraggio delle spese aziendali e delle transazioni legate agli acquisti.
Le fatture elettroniche possono essere integrate nel sistema attraverso diverse modalità, come l’utilizzo di API, il caricamento tramite FTP oppure l’importazione agevolata mediante file CSV per una gestione semplificata.
Questo approccio automatizzato non solo semplifica il processo di inserimento delle fatture, ma consente anche una tracciabilità accurata delle spese, garantendo un controllo finanziario efficace.
Una volta che le fatture sono state caricate nel sistema, si può eseguire il controllo al fine di garantire la loro correttezza.
I Responsabili Approvatori le verificano e, se considerate corrette, le fatture vengono approvate e autorizzate.
Dopo di che, si può procedere con la creazione dei flussi per i bonifici bancari, in modo da garantire che i pagamenti siano eseguiti in modo tempestivo e in conformità con i termini contrattuali.
Al termine di questo processo, si può acquisire una visione chiara del totale delle spese, consentendo di valutare la conformità ai limiti prestabiliti dai Budget.
Inoltre, il controllo costante sul budget ti fornisce la possibilità di apportare correzioni e adattamenti in
tempo reale ottimizzando così la gestione delle risorse finanziarie dell’azienda.
Investi nella nostra soluzione di gestione e controllo, goditi i vantaggi di un flusso di lavoro snello, accurato e altamente efficiente.
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